Menejemen Kearsipan

Pendahuluan

Perkembangan global dewasa ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi bagisetiap organisasi, baikorganisasi pemerintahmaupunswasta.Keseluruhankegiatan organisasi padadasarnya membutuhkaninformasi.Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatanadministrasimaupun birokrasiadalah arsip (

record 

). Sebagairekamaninformasi dariseluruh aktivitasorganisasi, arsipberfungsi sebagaipusatingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi danuntuk kepentingan pihak lain.“Tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif danakan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian. Olehkarena itu, tidaklahterlalu keliru jikadikatakan bahwa kondisikearsipannasional suatubangsa dapat dijadikanindikasi dari kekukuhansemangatkebangsaannya. Tidaklah dapat disangkal, bahwa masih banyak yang haruskita lakukan untuk menyempurnakan arsip nasional kita, baik di tingkat pusatmaupun di daerah-daerah.”Pernyataan di atas sudah cukup tegas menandaskan peran penting arsipdalamkehidupan pemerintahandan berbangsa.Persoalan yangseringmengemukaadalah masih lemahnyapenanganan arsip yangdisebabkankarena berbagai alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparismaupunterbatasnya sarana danprasarana selalu menjadialasanburuknya pengelolaanarsip di hampir sebagianbesar instansipemerintahmaupunswasta. Kondisisemacam itudiperparah denganimage yangselalumenempatkanbidang kearsipansebagai kawasan“marginal”diantaraaktivitas-aktivitas kerja lainnya.Sekarang ini kita tidak bisa berkutat terus pada problema-problema di atas,yangkalau dibiarkan akanmakin membuatpesimis. Di tengahpeluangmeningkatnyaSDM aparat danmasyarakat, kita harussegera melakukan1

lompatan-lompatan strategis untuk membangun sinergi dengan berbagai pihak dalam upaya peningkatan mutu kearsipan. Permasalahan yang dikaji dalamringkasan tulisanini adalah bagaimanaperanan manager arsipdalammengelola arsip dan seberapa penting arsip sebagai sumber informasi?

B.

Pengertian Arsip1.

Pengertian Arsip

Secara terminologis, arsip atau records merupakaninformasi yang direkamdalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara olehsuatuorganisasi/lembaga/badan/perorangandalam rangkapelaksanaankegiatan (Walne, 1988: 128).Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-KetentuanPokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a)naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negaradan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalamkeadaantunggal maupunberkelompok, dalamrangkapelaksanaankegiatanpemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat danditerima olehBadan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalamkeadaan tunggalmaupun berkelompok,dalamrangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiahterhadap semuainformasi terekam yangdibutuhkan olehsebuahorganisasi untukmenjalankan usahanya.Ia mengawasisistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yangdiperlukan.Dengan kata lainManajemen Kearsipanmelakukan pengawasansistematik mulai daripenciptaan, ataupenerimaanarsip,kemudianpemrosesan,penyebaran,pengorganisasian,penyimpanan,sampai pada akhir pemusnahan arsip.Informasi yangsudah tersimpan menjadiarsip dapat berbentukbuku,makalah, foto,peta, atau barangdukumen dalam bentuklainnya yang2

dibuat atau diterimauntuk tujuanoperasional danlegalitasdalamhubungannya dengan kegiatan usaha.

2.

Guna Arsip

Kegunaan arsip secaraumum terbagi atas dua,yaitu kegunaanbagiinstansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagiinstansi pencipta, kegunaan arsip antara lainmeliputi: endapaninformasi pelaksanaankegiatan, pendukungkesiapan informasi bagipembuatkeputusan,sarana peningkatanefisiensi operasionalinstansi,memenuhiketentuanhukum yang berlaku,dan sebagai buktieksistensiinstansi.Sedangkan bagikehidupan kebangsaan,kegunaan arsip antaralainsebagai: buktipertanggungjawaban,rekaman budaya nasionalsebagai“memorikolektif” dan prestasiintelektual bangsa, dansebagai buktisejarah.

3.

Peran kearsipan

Peranan kearsipansebenarnya sangatlahpotensial dan tidakmungkindapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatanadministrasi sehari-haridisegala bidangkegiatan. Kearsipanmempunyai peranansebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yangsangat diperlukandalam setiap organisasidalam melakukankegiatan perencanaan,penganalisaan,pengembangan,perumusan,kebijaksanaan, pengambilankeputusan, pembuatanlaporan,pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya

4.

Fungsi Arsip

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsipdinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secaralangsungdigunakan dalamkegiatan-kegiatan atauaktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalaharsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen,tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.3